BT'yi Bilen Tek Kişi İşten Ayrılırsa Şirkette Ne Olur?

Şirketinizde ofis modeminin yönetici parolasını, alan adının hangi firmadan alındığını ve gece yedeğinin nereye gittiğini bilen kaç kişi var? Çoğu ofiste cevap bir. Muhasebeden, depodan ya da satıştan “bilgisayardan anlayan” diye BT işini üstlenen o kişi iyi çalıştığı sürece kimse bu soruyu sormuyor. İstifa dilekçesi masaya gelince soruluyor, bu sefer de çok geç oluyor.

Tek kişiye bağlı BT nasıl anlaşılır?

Beş soruya hızlıca cevap verin:

• Alan adı (örneğin firma.com.tr) kimin adına kayıtlı? Şirketin mi, o kişinin kişisel e-postasının mı?
• Microsoft 365, güvenlik duvarı ve yedekleme paneline başka kim girebiliyor?
• Parolalar bir yerde ortak duruyor mu, yoksa o kişinin telefonunda ve kafasında mı?
• Sunucu ya da NAS yönetim parolasını ikinci bir kişi biliyor mu?
• İnternet hattı, lisans ve yazılım sözleşmeleri kimin adına?

İkiden fazlasına “emin değilim” dediyseniz bu yazı sizin için. Ayrılan kişi kötü niyetli olmak zorunda da değil. Sorun, bilginin bir insanın hafızasında durması ve o insanın bir gün başka işe geçmesi.

Ayrılmadan önce şirketin eline ne geçmeli?

Aşağıdaki tablo, en sık bir kişinin üzerinde kalan erişimleri ve olması gereken durumu gösteriyor:

Erişim	Sık görülen durum	Olması gereken
Alan adı kaydı	Kişisel e-posta ile açılmış hesap	Şirket yöneticisinin ya da ortak bir posta kutusunun adına
Microsoft 365 yönetici hesabı	Tek yönetici, kişinin kendi hesabı	En az iki yönetici, ayrıca kişiye bağlı olmayan acil durum hesabı
Güvenlik duvarı ve modem	Parola etiketsiz, yalnızca onda	Parola kasasında, ikinci kişinin erişimiyle
Sunucu ve NAS yöneticisi	Ortak “admin” hesabı, parolası onda	İsimli hesaplar, yerel yönetici parolası kasada
Yedekleme paneli	Bildirim e-postası kişisel adrese gidiyor	Bildirim ortak adrese, panele ikinci yönetici
Operatör, lisans, yazılım sözleşmeleri	Kişi adına	Şirket unvanına

Microsoft’un kendi yönetici önerisi de aynı yönde. Yönetici sayısını gereğinden fazla artırmamak, buna karşılık tenant’ın dışında kalma riskine karşı en az iki acil durum hesabı bulundurmak öneriliyor. Bu hesaplar günlük işte kullanılmıyor, parolaları kasada duruyor ve girişleri alarma bağlanıyor.

Parolaları kasaya almak, defter tutmaktan farklı

Bazı ofislerde “Excel’de hepsi var” cevabını alıyorum. Excel dosyası da bir kişinin bilgisayarındaysa aynı sorunla karşı karşıyasınız, üstüne dosya düz metin. Kurumsal bir parola yöneticisi (şirket hesabı, rol bazlı paylaşım, erişim kaydı olan bir ürün) iki işi birden yapıyor. Parolalar şirkette duruyor ve kimin neye baktığı kayıt altına alınıyor.

Yerel yönetici parolalarını makine makine elle tutmak yerine, her bilgisayarda farklı ve otomatik dönen bir düzene geçmek de mümkün. Windows’ta bunun için yerleşik Windows LAPS özelliği var. Alan denetleyicisi olmayan küçük ofislerde Entra ID ile de kullanılabiliyor.

Dokümantasyon: ne yazılmalı, ne yazılmamalı?

Elli sayfalık altyapı belgesini kimse okumaz, güncellemez de. İşe yarayan şey iki sayfa:

1. Harita: hangi cihaz nerede, hangi sağlayıcıdan hizmet alınıyor, kime telefon edilir (operatör, lisans sağlayıcısı, yazılım firması).
2. Kriz kartı: internet kesilirse, yedek alınamazsa, e-posta gelmezse ilk bakılacak üç adım ve arayacak kişiler.

Parolayı belgeye yazmayın, kasada hangi kaydın olduğunu yazın. Belge güncel kalsın diye üç ayda bir ayrı kişiyle gözden geçirin.

Ayrılma günü: ilk 24 saatte yapılacaklar

Kişi ayrılıyorsa, yani artık iş birliği bitiyorsa şu sırayı izleyin:

1. Ortak parolaları ve yönetici hesaplarının parolalarını değiştirin, MFA yöntemlerini sıfırlayıp yeniden tanımlayın.
2. Kişinin kendi hesaplarındaki yönetici rolünü kaldırın, hesabı silmek yerine önce devre dışı bırakın. Posta kutusu ve dosyalar lazım olabilir.
3. Yedek bildirimlerini, güvenlik duvarı uyarılarını ve alan adı iletişim e-postasını ortak adrese çevirin.
4. VPN, uzak masaüstü ve bulut panellerindeki kişisel erişimleri kapatın. Telefonuna kurulu kurumsal uygulamaları uzaktan temizleyin.
5. Yedekten bir dosya geri yükleyip yedeğin hâlâ çalıştığını doğrulayın. Çalışan ayrılırken bir şey kırılmış olabilir.

Ayrılan kişi iyi ayrılıyorsa ve bir ay süre varsa, o sürede kendi yerine bakacak birine devir yaptırın. En değerli bilgi, belgede olmayan “bu sunucu Pazartesi sabahları yavaşlar çünkü…” türünden notlardır.

İç ekip yeterli değilse ne yapılır?

Yirmi, otuz kişilik bir firmada tam zamanlı bir BT uzmanı tutmak çoğu zaman anlamlı olmuyor, tek kişiye bağımlılık da bu yüzden doğuyor. Çözümlerden biri iç elemanı yetkili tutup ikinci göz olarak dış destek almak. Diğeri işi bakım anlaşmasıyla bir ekibe vermek. Bu durumda erişimler bir kişiye değil, kayıtları tutulan bir ekibe bağlı oluyor. Hangisini seçerseniz seçin, ölçüt aynı: tek bir telefon numarası kapanınca BT’niz durmamalı.

Sık sorulan sorular

Ayrılan kişiden parolaları istemek yeterli mi? Değil. Parolayı verir ama bilmediğiniz ikinci bir hesap, yeniden yönlendirme kuralı ya da kişisel panel kalabilir. Bu yüzden önce envanter çıkarıp erişimleri ikinci kişiye açtırmak, sonra parolayı değiştirmek gerekiyor.

Alan adı kişinin adına kayıtlıysa ne yapılır? Kayıt firmasında sahiplik devri istenir. Kişi ayrılmadan yapmak kolay, sonradan yapmak haftalar alabilir. Alan adı kaybı hem web sitesini hem e-postayı durdurur.

Ne kadar sürede toparlanır? Hazırlıklı bir ofiste bir iş günü. Parolaları bilinmeyen, belgesi olmayan bir ortamda ise haftalar. Fark, ayrılıştan önce yapılan bir saatlik envanterden çıkıyor.

Ofisinizdeki erişimlerin kimde olduğunu birlikte çıkarmak isterseniz iletişim sayfamızdan bize yazabilirsiniz.