Yeni Ofise Taşınırken BT İşleri: Sekiz Haftalık Kontrol Listesi

Ofis taşınmalarında en pahalı hata kamyona kolinin yanlış yüklenmesi değil. Pazartesi sabahı yeni ofiste internetin olmaması. Mobilya cuma günü yerleşir, sunucu cumartesi taşınır ama internet hattı için başvuru taşınmadan iki hafta önce yapıldıysa o hat genellikle gelmemiş olur. Yirmi kişi masasına oturur ve bekler.

Bu yazıdaki liste, taşınma tarihinden geriye doğru sekiz haftaya bölünmüş. Süreleri sektör ortalaması diye değil, kendi tarihinize göre planlayın. Her işletmenin hat sağlayıcısı ve bina durumu farklı.

Sekizinci ve yedinci hafta: sorulması gereken sorular

En erken yapılacak iş, binanın ne sunduğunu öğrenmek. Bu aşamada imza atılmamışsa kira pazarlığında kozunuz olur.

• Hangi operatörler binaya fiber getiriyor? Bazı binalara yalnızca bir operatör girmiş olur. Hattı kimden alacağınız seçenek değil, zorunluluk haline gelir.
• Bina içi kablolama var mı, ne durumda? Cat6 mı, eski Cat5 mi? Her masada kaç priz var? Boş prizler gerçekten çalışıyor mu?
• Elektrik panosu ve kesintisiz güç. Sunucu ya da ağ dolabı için ayrı hat çekilebiliyor mu? Pano kapasitesi yeni cihazlara yeter mi?
• Ağ dolabı için yer. Havalandırması olan, kilitlenebilir bir köşe. Temizlik malzemesi dolabının içine switch koymak sandığınızdan sık görülüyor.

Bu hafta hat başvurusunu yapın. Kurulum için bina yönetiminden izin, kazı ya da kablo çekme gerekiyorsa süre haftalarla ölçülür. Başvuruyu taşınma tarihinden en az sekiz hafta önce yapmak güvenli taraf.

Altıncı ve beşinci hafta: envanter ve karar

Eski ofisteki her cihazı yazın. Çoğu şirkette bu liste hiç çıkarılmamıştır ve taşınma gününde ortaya “bu kutu ne?” sorusu çıkar.

Kategori	Not edilecekler	Karar
Bilgisayar ve laptop	Yaş, garanti, kullanıcı	Taşı, yenile ya da elden çıkar
Sunucu, NAS	Yaş, rol, yedek durumu	Taşı mı, buluta mı?
Switch, access point, güvenlik duvarı	Model, abonelik bitişi, yönetim adresi	Taşımak yerine yenilemek çoğu zaman mantıklı
Yazıcı ve tarayıcı	Ağ adresi, kimin kullandığı	Taşı veya kiralığa geç
Telefon, santral	Dahili numaralar, hat sayısı	Numara taşıma gerekir mi?
Dokümanlar	Kablo etiket planı, ağ şeması, parola kasası erişimi	Yeni ofise göre güncelle

Bu aşamada bir soruyu açıkça cevaplayın: eski altyapı yeni ofise taşınacak mı, yoksa ofis taşıma fırsatıyla yenilenecek mi? Üç yıldan eski bir switch’i kutuya koyup taşımak, yeni alınanın fiyat farkını çoğu zaman karşılamıyor. Güvenlik duvarında abonelik bitiş tarihi taşınma ayına yakınsa, yeni ofise yeni cihazla girmek mantıklı. Bunun hesabını güvenlik duvarı aboneliği yazımızda ayrıntılı yaptık.

Dördüncü hafta: sunucu ve veriyi taşımanın planı

Sunucu fiziksel olarak taşınacaksa, taşıma sırasında ne olacağı yazılı olsun.

1. Taşımadan önce tam yedek alın ve yedekten bir dosya geri yükleyerek yedeğin çalıştığını doğrulayın.
2. Hangi servislerin ofis dışından da çalışması gerektiğini belirleyin. Taşıma süresince kullanıcılar nereden çalışacak?
3. Sunucu kapanış ve açılış sırasını yazın. Alan denetleyicisi, veritabanı, uygulama sunucusu sırası unutulursa servisler birbirini bekler.
4. Adres planı. Yeni ofiste IP aralığı değişecekse sabit IP kullanan yazıcı, kamera, geçiş kontrol cihazları ve yedekleme hedefleri listede olmalı.

Üçüncü ve ikinci hafta: yeni ofis kurulumu

Hat gelmeden de yapılabilecek çok iş var. Kablolama testi, switch ve access point yerleşimi, yazıcıların önceden yapılandırılması, kablosuz ağ planı.

• Her prizi bir test cihazıyla ya da laptop ile deneyin. Çalışmayan priz taşınma günü değil, bugün bulunmalı.
• Kablosuz kapsama ölçümü yapın. Toplantı odası ve mutfak çoğu zaman unutulur. Ayrıntı için yeni dönem ağ kontrol listesine bakabilirsiniz.
• Misafir ağını ayrı kurun. Kayıt tutma yükümlülüğü için 5651 sayılı Kanun yazımıza göz atın.
• Yazıcı ve tarayıcıları önceden ağa tanıtın. Bilgisayarlara sürücü yükleme işini taşınma gününe bırakmayın.
• Telefon numaralarının taşınabileceğini operatörle yazılı teyit edin.

Taşınma haftası

Hat kurulumunun gerçekten tamamlandığını taşınmadan 3-4 gün önce doğrulayın. Hat “bağlandı” diye bildirilir ama hız, sabit IP ve güvenlik duvarı bağlantısı çalışmıyor olabilir.

Taşınma günü için kısa bir plan:

• Önce ağ dolabı ve sunucu, sonra çalışma masaları
• Her bilgisayarın üstünde kullanıcı adı etiketi
• Taşınma sonrası ilk sabah için yerinde bir teknisyen. İlk iki saatte gelen çağrıların çoğu yazıcı, kablosuz ağ ve paylaşımlı klasör bağlantısı

Sık sorulan sorular

Hat başvurusu ne zaman yapılmalı?

Elinizdeki en uzun süreye göre. Bina hazırsa birkaç gün, kazı ya da kablo çekme gerekiyorsa haftalar sürebilir. Taşınma tarihinden en az sekiz hafta önce başvurmak ve gerekirse geçici bir mobil hat yedeği planlamak daha güvenli.

Eski ofisteki hat ne zaman kapatılmalı?

Yeni ofis tamamen çalışana ve ilk hafta sorunsuz geçene kadar kapatmayın. Aradaki bir iki aylık çift ödeme, bir günlük iş kaybından ucuz.

Taşınma sırasında yedekler nasıl korunur?

Yedek diskini sunucuyla aynı koliye koymayın. Bir kopya buluta ya da başka bir lokasyona gitsin, taşınma süresince bu kopya sizin tek güvence olur.

Kendi BT ekibimiz yok, kim koordine eder?

Hat, kablolama, nakliye ve cihaz kurulumu dört ayrı firmadan geliyor. Bunları tek bir sorumlu birleştirmezse taşınma günü herkes birbirini bekler. Yönetilen BT sağlayıcınız varsa bu işi sözleşmeye dahil edebilirsiniz.

Taşınma tarihiniz belliyse ve BT tarafını planlamak istiyorsanız bize yazın. Takvimi ve envanteri sizin tarihinize göre çıkaralım.