Yeni Çalışan Pazartesi Başlıyor: BT Tarafında Neler Hazır Olmalı?

Yeni arkadaş sabah dokuzda kapıdan girer, masasında ya hiçbir şey yoktur ya da kimsenin parolasını bilmediği eski bir bilgisayar. İlk iki saat “BT’ye söyledik, geliyor” cümlesiyle geçer. Maaşını ödediğiniz biri yarım gün boşta beklemiş olur.

Bunun sebebi çoğu zaman yeteneksizlik değil, bilginin geç gelmesi. İK işe başlama tarihini biliyordur, BT’ye ise bu haber Pazartesi sabahı ulaşır. Aşağıdaki sıra, işe başlamadan önce neyin hazır olması gerektiğini gösteriyor.

Önce tetikleyici: BT bu haberi kimden, ne zaman alıyor?

Teknik listeden önce şu sorunun cevabı lazım. İşe başlama kararı verildiğinde BT’ye kim, hangi kanaldan haber veriyor? Çoğu yerde cevap “kimse” ya da “birisi mail atar”. Bunu tek bir forma bağlayın: ad, bölüm, yönetici, başlangıç tarihi, hangi uygulamalara ihtiyacı olacağı, telefon verilecek mi.

Formun BT’ye en geç işe başlamadan beş iş günü önce ulaşması makul. Cihaz sipariş etmeniz gerekiyorsa bu süre uzar, çünkü stokta bilgisayar olmaması en sık gördüğümüz tıkanma.

Bir hafta önce: hesap ve lisans

Hesabı açmak beş dakikalık iş, asıl iş doğru gruplara koymak. Muhasebeye giren birinin ERP yetkisi, satışa giren birinin CRM yetkisi bölüm şablonundan gelmeli. Elle tek tek yetki vermek, bir yıl sonra kimin neye eriştiğini kimsenin bilmediği bir tabloya dönüşür.

Ne	Ne zaman	Dikkat
E-posta hesabı ve lisans	5 gün önce	Başlangıç tarihinden önce hesabı aktif etmeyin, giriş yapılabilir halde bekletmeyin
Bölüm grupları ve paylaşılan klasörler	3 gün önce	Önceki çalışanın hesabını kopyalamayın, şablon grubu kullanın
Telefon hattı, dahili numara	3 gün önce	Santral bağlantısı Teams Phone ise lisansı da eklenir
Yazıcı, VPN, uygulama yetkileri	2 gün önce	Yalnızca işi için gerekenler
Cihaz hazırlığı	2 gün önce	Aşağıda ayrıntılı

Lisans konusunda küçük bir tuzak var. İşten ayrılan birinin lisansını yeni gelene devretmek kâğıt üzerinde tasarruf gibi görünür. O hesabın posta kutusu ve dosyaları hâlâ duruyorsa karışıklık çıkar. Yeni kişiye yeni hesap, eskisinin verisi devredildikten sonra o lisansı serbest bırakmak daha temiz.

Cihaz: elle kurulum mu, hazır profil mi?

Her yeni laptop için yarım gün harcayıp program kurmak, 20 kişiyi geçince sürdürülemez. Microsoft 365 Business Premium kullanıyorsanız Intune ve Windows Autopilot zaten elinizin altında. Autopilot, üreticiden gelen Windows’u silip yeniden kurmadan, ilk açılışta şirketin ayarlarını ve uygulamalarını kendiliğinden uygulayan bir yapı. Microsoft’un belgesine göre kullanıcıdan istenen tek şey ağa bağlanıp kimliğini doğrulaması. Cihazın otomatik Intune’a kaydı için Entra ID P1 ya da P2 gerekiyor, Business Premium bunu içeriyor.

Bunu kurmak ilk seferde birkaç saatlik emek ister. Sonrasında yeni bilgisayarı kutudan çıkarıp internete bağlamak yetiyor. Yılda üç beş kişi alan firmada bile, laptop değişimi ve yeniden görevlendirmeyi de saydığınızda kendini amorti eder.

Şunu da unutmayın: Pazartesi sabahı kurulum başlatılırsa güncellemeler yüzünden ilk saat kaybolur. Cihazı en az bir gün önce açıp güncellenmiş halde bekletin.

İlk parola nasıl verilir?

Kâğıda yazılı parola ya da WhatsApp’tan giden “ilkparola123” bir güvenlik sorunu. Entra ID’de bunun daha düzgün yolu var: Geçici Erişim Kodu (Temporary Access Pass). Yönetici kullanıcı için süreli bir kod üretir, çalışan bu kodla ilk girişini yapar ve doğrulama yöntemini (Authenticator ya da passkey) kendisi kaydeder.

Microsoft’un belgesine göre bu kodun varsayılan ömrü 1 saat, ayarlanabilir aralık 10 dakika ile 30 gün arası. Tek kullanımlık yapabilirsiniz. Tek kullanımlıkta bir ayrıntı var: kodla yöntem kaydı, giriş yaptıktan sonra 10 dakika içinde tamamlanmalı, yoksa ikinci bir kod gerekir. İlk girişte telefondaki işi çalışanla birlikte yapacaksanız çoklu kullanımlık kod daha rahat.

İlk gün: 30 dakikalık karşılama

Teknik hazırlık bitti diye insan işi bitmez. İlk gün kısa bir oturum yeter:

• Cihazı teslim edin, çalışan kendi hesabıyla oturum açsın.
• Çok faktörlü doğrulamayı yanında kurdurun. Telefonla uğraşılan yer masa başı, yarım saat sonra kimse hatırlamaz.
• Bir parola yöneticisi ya da kurum politikasını gösterin.
• Destek kaydının nasıl açılacağını söyleyin: hangi adres, hangi telefon, ne kadar sürede dönüş.
• Şüpheli e-posta gelirse kime iletilecek, bunu bir cümleyle anlatın.

İlk haftada bu sorular gelecek diye beklemeyin, siz anlatın. Yeni çalışanlar çekinir, bilmediğini sormaz ve kötü bir bağlantıya tıklayan kişi çoğunlukla ilk haftadakidir.

Sık sorulanlar

Başlangıç tarihi değişirse ne olur?

Hesap bir gün önceden aktif edilmişse sorun yok. Hesabı erken açıp bekletmek yerine, giriş yapılabilir hale getirme işlemini tarihe bağlamak daha güvenli. Kullanılmayan, parolası belli bir hesap açıkta durmasın.

Uzaktan çalışacak biri için ne değişir?

Cihaz kargoyla gider, Autopilot burada gerçekten işe yarar: çalışan evde açar, internete bağlar, hepsi kendiliğinden kurulur. Geçici kodu ise telefonla ya da görüntülü görüşmede iletin, e-postayla değil.

Yeni bir çalışan için BT emeği ne kadar sürer?

Hazır profil kurulduğunda yeni bir çalışan için BT emeği yarım saat ile bir saat arası. Elle kurulumda bu rahatça yarım güne çıkıyor.

Bir yıl sonra bu işin tam tersi de gelecek: çalışan ayrıldığında hesapların kapatılması. Çıkış listesini ayrı bir yazıda anlattık. Giriş süreciniz düzenliyse çıkış da kolay olur, çünkü kimin neye erişimi olduğunu zaten biliyorsunuz.

Kendi giriş sürecinizi gözden geçirmek ya da hazır bir şablon kurmak isterseniz bize yazın.