20 Kullanıcı Altı Şirketlerde BT Bütçesi Nasıl Planlanır? Rehber

BT bütçesi denince akla hâlâ bilgisayar ve yazıcı alım listesi geliyor. 20 kişinin altında çalışan çoğu işletmede muhasebe, “bu yıl kaç laptop değiştireceğiz” sorusunu sorar ve BT planlaması orada biter. Oysa donanım, gerçek BT harcamasının genelde beşte biri kadardır. Geri kalanı; lisans, güvenlik, yedekleme ve destek anlaşması arasında sessizce dağılır — bütçelenmediği için de genelde ay sonunda “beklenmeyen gider” kalemine yazılır.

BT bütçesi bir alım listesi değil, bir kalem toplamıdır

Küçük bir işletmenin yıllık BT harcaması yedi kalemden oluşur, hepsi aynı satırda görünmese bile:

• Donanım amortismanı: bilgisayar, sunucu, ağ cihazı — 3-5 yılda bir yenilenir
• Yazılım ve lisans: işletim sistemi, ofis paketi, muhasebe/ERP yazılımı
• Güvenlik: antivirüs/EDR, güvenlik duvarı, e-posta filtreleme
• Yedekleme ve felaket kurtarma: bulut yedekleme, immutable depolama
• Destek ve bakım anlaşması: helpdesk, uzaktan izleme, saha ziyareti
• Altyapı: internet hattı, VPN, bulut barındırma
• Eğitim: çalışan farkındalık eğitimi, KVKK eğitimi

Bir işletme sahibi bu yedi kalemi tek tek görmediği sürece “BT’ye ne kadar harcıyoruz” sorusuna doğru cevap veremez. Genelde verilen cevap donanım faturalarının toplamıdır; gerçek rakam bunun iki-üç katı olabilir.

20 kullanıcı altı şirketler ne kadar ayırmalı?

Uluslararası BT bütçe kıyaslama çalışmaları, 50 kişiden küçük işletmelerin cirolarının ortalama %6-7’sini BT’ye ayırdığını gösteriyor; büyük kurumlarda bu oran %3-4’e düşüyor çünkü ölçek ekonomisi devreye giriyor. Küçük işletmede ölçek yok, bu yüzden oran göreceli olarak daha yüksek çıkıyor.

İşletme profili	Önerilen BT payı (ciro)	Notlar
5-10 kullanıcı, ofis işi	%5-7	Bulut ağırlıklı, minimum donanım
10-20 kullanıcı, karma	%5-8	Sunucu/ERP varsa üst banda yakın
Düzenlemeye tabi (sağlık, finans, hukuk)	%8-12	KVKK/uyum maliyeti ekleniyor
Üretim/imalat (OT-IT karışık)	%4-6	Donanım ağır, yazılım hafif

Kişi başı bakıldığında sektör ortalaması yıllık 1.000-3.500 dolar aralığında; bunun %20-40’ı doğrudan güvenliğe gidiyor. Türkiye’de kur ve tedarik farkları yüzünden mutlak rakam değişir ama oran mantığı aynı kalır: güvenliği son kalem olarak görüp bütçeden çıkarmak, bütçenin kendisini anlamsız kılar.

Somut bir örnek: yıllık 20 milyon TL cirosu olan, 15 kullanıcılı bir ticaret şirketi düşünelim. %6’lık bir pay 1,2 milyon TL eder. Bu rakamın yaklaşık üçte biri bakım anlaşmasına, dörtte biri lisanslara, geri kalanı güvenlik, yedekleme ve donanım amortismanına dağılır. Şirket bu hesabı yapmadan “BT’ye çok para gidiyor” diye şikâyet ederse, aslında neye kıyasla çok olduğunu bilmiyordur.

Sabit ve değişken kalemleri ayırın

Bütçe hazırlarken en sık yapılan hata her şeyi tek bir “BT gideri” satırına yazmak. Oysa iki kalem farklı davranır:

Sabit kalemler — her ay/yıl aynı: bakım anlaşması sabit ücreti, lisans yenilemeleri, internet hattı. Bunlar tahmin edilebilir, bütçeye önceden yazılabilir.

Değişken kalemler — olay bazlı: donanım arızası, kapasite artışı, yeni çalışan için ekipman, siber olay müdahalesi. Bunlar için yıllık bütçenin %15-20’si kadar bir “beklenmeyen” payı ayrılmalı. Ayrılmazsa, bir sunucu arızası doğrudan o ayın kâr marjından çıkar.

Bakım anlaşması fiyatlarını daha önce ayrıntılı yazmıştık; kullanıcı başı mı cihaz başı mı seçileceği de bu sabit-kalem hesabını doğrudan etkiliyor.

İçeride mi, dışarıda mı: bütçe nereye gider?

20 kişinin altındaki bir şirket tam zamanlı bir BT elemanı istihdam ettiğinde maaş, SGK, izin, eğitim ve o kişinin bilmediği alanlar (güvenlik, bulut mimarisi gibi) için dışarıdan destek gerekir — tek kişi her konuda uzman olamaz. Yönetilen BT hizmeti aldığında ise bütçe sabit bir aylık ücrete, öngörülebilir bir SLA’ya dönüşür ve ekip genelde birden fazla uzmandan oluşur.

Doğru soru “hangisi ucuz” değil, “hangisi bütçelenebilir” sorusudur. Tek kişilik iç kaynak modelinde o kişi izne çıktığında ya da işten ayrıldığında bütçe öngörülemez hale gelir. Dış kaynak modelinde süreklilik sözleşmeye bağlıdır.

Sahada en çok gördüğümüz model saf değil, karma. 15-20 kullanıcılı bir şirkette günlük operasyonel işleri (şifre sıfırlama, yazıcı kurulumu, e-posta hesabı açma) yürüten bir yarı zamanlı iç kaynak olur; sunucu, güvenlik ve yedekleme gibi uzmanlık gerektiren kalemler ise yönetilen hizmet sağlayıcısına bırakılır. Bu ayrım bütçeyi de netleştirir: iç kaynağın maliyeti bordroda, dış kaynağınki tek bir aylık faturada görünür.

Sık sorulan sorular

BT bütçesini kim hazırlamalı, muhasebe mi BT sağlayıcısı mı? İkisi birlikte. Muhasebe ciro ve nakit akışını bilir, BT sağlayıcısı hangi kalemin ne zaman yenileneceğini bilir. Tek başına muhasebenin hazırladığı bütçe genelde donanım amortismanını kaçırır; tek başına sağlayıcının hazırladığı bütçe ise şirketin ödeme kapasitesini gözetmeyebilir.

Küçük bir işletme güvenlik bütçesini nereden kısabilir? Hiçbir yerden — ama önceliklendirebilir. E-posta güvenliği ve yedekleme, bütçe kısıtlı olsa bile ilk sırada kalmalı; bunlar olmadan bir ransomware olayı tüm yıllık bütçeyi tek seferde tüketir.

Bütçe her yıl aynı mı kalmalı? Hayır. Çalışan sayısı, bulut kullanımı ve mevzuat yükü değiştikçe oran da değişir. Yıllık gözden geçirme, bakım anlaşması yenileme dönemiyle birleştirilirse ayrı bir toplantı yükü çıkarmaz.

BT bütçenizi kalem kalem birlikte çıkaralım; hangi oranın işinize gerçekten uygun olduğunu bize danışın.